Privacy verklaring

Bij Reporto B.V. gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website, klanten, leveranciers, zakelijke contactpersonen en andere relaties van Reporto B.V.

1. Wie zijn wij?

Reporto B.V.
Lange Hout 20
9408 DB Assen
Nederland

KvK-nummer: 92027083
Website: www.reporto.nl

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons. Wij helpen u graag.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening en bedrijfsactiviteiten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact dat wij met u hebben, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• functie;
• bedrijfsnaam;
• zakelijk e-mailadres;
• zakelijk telefoonnummer;
• adresgegevens van de organisatie;
• gegevens die u invult via een formulier;
• correspondentie, zoals e-mails en contactverzoeken;
• IP-adres;
• gegevens over het gebruik van onze website;
• browser- en apparaatgegevens;
• andere persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• om contact met u op te nemen;
• om vragen en verzoeken te beantwoorden;
• om offertes op te stellen en overeenkomsten uit te voeren;
• om onze diensten te leveren;
• om klant- en relatiebeheer uit te voeren;
• om onze website en dienstverlening te verbeteren;
• om nieuwsberichten of marketingcommunicatie te versturen, voor zover toegestaan;
• om onze systemen en website te beveiligen;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• om analyses en statistieken op te stellen over het gebruik van onze website.

5. Op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is. Meestal is dat een van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst - als de verwerking nodig is om een overeenkomst met u of uw organisatie aan te gaan of uit te voeren.
• Wettelijke verplichting - als wij persoonsgegevens moeten verwerken op grond van de wet.
• Gerechtvaardigd belang - bijvoorbeeld voor relatiebeheer, communicatie, beveiliging, het verbeteren van onze dienstverlening of het onderhouden van zakelijke contacten.
• Toestemming - als toestemming wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of specifieke marketingdoeleinden.

6. Hoe komen wij aan persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens op verschillende manieren:

• rechtstreeks van u, wanneer u contact met ons opneemt of een formulier invult;
• via het bedrijf of de organisatie waarvoor u werkt;
• via openbare bronnen, zoals bedrijfswebsites of professionele netwerkplatforms;
• automatisch via onze website, bijvoorbeeld door cookies of vergelijkbare technieken.

7. Delen wij persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of als wij dat wettelijk moeten doen.

Denk daarbij aan:

• IT- en hostingdienstverleners;
• leveranciers van software, zoals CRM- of e-mailsystemen;
• aanbieders van analyse- of marketingdiensten;
• externe adviseurs, zoals accountants of juristen;
• overheidsinstanties of toezichthouders, als dat wettelijk verplicht is.

Als een derde partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

8. Doorgifte buiten de EER

Soms kan het voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij ervoor dat dit gebeurt volgens de geldende privacywetgeving.

Als dat nodig is, gebruiken wij passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben ontvangen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• contactverzoeken: maximaal 12 maanden na afhandeling;
• offerte- en relatiegegevens: maximaal 2 jaar nadat het laatste inhoudelijke contact heeft plaatsgevonden, tenzij een overeenkomst tot stand komt;
• klant- en contractgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en zolang daarna als nodig is voor administratie, support, bewijsdoeleinden en wettelijke verplichtingen;
• financiële administratie: 7 jaar, of langer indien de wet dat vereist;
• nieuwsbriefgegevens: totdat toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt;
• website- en analyseggevens: zo kort mogelijk en in lijn met de instellingen van de gebruikte tools en cookies.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies helpen ons om de website goed te laten werken en geven ons inzicht in het gebruik van de website.

Wij kunnen gebruikmaken van:

• functionele cookies: nodig om de website goed te laten werken;
• analytische cookies: om het gebruik van de website te meten en te verbeteren;
• marketingcookies: om marketinguitingen en campagnes te ondersteunen, als dat van toepassing is.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming, als dat wettelijk verplicht is. Meer informatie hierover kunt u vinden in onze cookieverklaring of in de cookiebanner op onze website.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

12. Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de privacywetgeving verschillende rechten. Zo kunt u ons vragen om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van uw persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van uw gegevens, voor zover dat wettelijk mogelijk is;
• bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Heeft u eerder toestemming gegeven voor een verwerking? Dan kunt u die toestemming ook weer intrekken.

U kunt hiervoor contact opnemen. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie.

13. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op. Wij zoeken graag samen naar een oplossing.

U heeft daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van andere partijen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of voor de manier waarop zij met persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan hun privacyverklaring te lezen.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij mogen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te bekijken.

16. Contact

Reporto B.V.
Lange Hout 20
9408 DB Assen
Nederland

E-mailadres: info@reporto.nl